Zentrale Dienste

Die Abteilung Finanzen besteht aus insgesamt ca. 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und teilt sich grob in die beiden klassischen Themen Finanzbuchhaltung und Controlling auf. Bei der Verarbeitung und Buchung aller Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltung unterstützen die untergeordnete Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Mietbuchhaltung sowie die Kassenbuchhaltung. Schwerpunkte der Finanzbuchhaltung liegen in der Erstellung der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse, der Verwaltung der Geldanlagen und Finanzmittel sowie allen steuerlichen Themen. Ergänzend dazu konzentriert sich das Controlling auf die Ermittlung und Analyse von Kennzahlen und Reportings für die Fachbereiche und Geschäftsführung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen sowie die Ableitung von Handlungsempfehlungen. Schwerpunkte liegen hier in der Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplans inkl. der Personal- und Investitionsplanung sowie dem Risikomanagement.

Die vielfältigen Krisen des Jahres 2022, u.a. Nachwirkungen der Corona-Krise, des Ukraine-Krieges, der Energiekrise sowie der Inflation, haben die finanzielle Situation des Studierendenwerks im Jahr 2022 beeinflusst und werden dies in den kommenden Jahren noch viel schwerwiegender tun. Preissteigerungen auf der Beschaffungsseite der gastronomischen Einrichtungen, bei sonstigen Produkten wie Elektronik oder auch bezogenen Dienstleistungen belasten das Jahresergebnis 2022, das trotz alledem mit einem Jahresüberschuss von 459,7 T€ (Vorjahr 3.538,7 T€ ) noch positiv abschließt. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass durch bestehende Preisbindungen bei den Energieverträgen, diese Kostensteigerungen, ebenso wie steigende Personalkosten durch die neuen Tarifabschlüsse, das Studierendenwerk Münster erst im Jahr 2023 treffen werden. Ein Großteil der zuvor erläuterten Kostensteigerungen kann nicht ohne Weiteres an die Studierenden weitergegeben werden, da diese bereits vielfach an der finanziellen Belastungsgrenze sind. Das Studierendenwerk Münster plant daher im Wirtschaftsplan 2023 erstmals mit einem negativen Jahresergebnis. Dieser negative Planwert ist insbesondere in den um 3 Mio. € höher als zum Vorjahr geplanten Energieaufwendungen begründet.

Diverse Unterstützungsmaßnahmen durch das Land NRW bzw. das zuständige Ministerium für Kultur und Wissenschaft sind im Jahr 2022 angelaufen und werden teilweise in 2023 fortgeführt. So gibt es bspw. finanzielle Unterstützungsbestrebungen im Rahmen der Energiekosten oder für psychosoziale Beratung. Die finanziellen Unterstützungsmaßnahmen im Rahmen des Corona-Rettungsschirms sind im Jahr 2022 ausgelaufen. Da es sich bei den zuvor genannten Maßnahmen um Sonderzahlungen handelt, bleibt das grundsätzliche Missverhältnis zwischen der Entwicklung der Sozialbeiträge der Studierenden und der Entwicklung des allgemeinen Zuschusses des Landes NRW in den vergangenen Jahren bestehen. Hier ist auch in den kommenden Jahren zusammen mit der organisierten Studierendenschaft in der politischen Gremienarbeit auf eine auskömmlichere Landesfinanzierung der NRW-Studierendenwerke zu drängen. Zur Entwicklung der Sozialbeiträge sowie der Landeszuschüsse im Zeitablauf siehe die folgende Grafik:

Trotz der vielfältigen externen Krisen und Problemlagen wurden neben dem Tagesgeschäft auch im Jahr 2022 in der Abteilung Finanzen Projekte und Sonderthemen vorangetrieben. Der im Januar 2022 eingeführte elektronische Rechnungseingangsprozess wurde im Laufe des Jahres weiterentwickelt und verbessert. Im zweiten Quartal 2023 ist mit dem Wechsel in einen überarbeiteten Workflowprozess der vorläufige Abschluss dieses Themas geplant. Ebenfalls im Bereich Digitalisierung wurden für die Erstellung und Dokumentation des Jahresabschlusses 2022 weitere Verbesserungen erreicht. Bezüglich der im Studierendenwerk Münster verwendeten Buchführungssoftware Diamant wurde im Jahr 2022 der Wechsel auf die neueste Version Diamant 4 beschlossen. Der Wechsel wird im Sommer 2023 erfolgen.

Die aus fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bestehende Einkaufsabteilung berät auf der operativen Ebene die anderen Fachbereiche und Abteilungen bei Neu- und Ersatzbeschaffungen, bündelt die Bedarfe des Studierendenwerks und ist für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen sowohl für den Food- als auch den Non-Food-Bereich zuständig. Auf der strategischen Ebene kümmert sich die Einkaufsabteilung um eine geeignete Lieferantenauswahl, die Preis- und Konditionenverhandlungen sowie Marktforschungen und Marktanalysen. Darüber hinaus werden ebenfalls langfristige Rahmenverträge für Dienstleistungen wie Sanitär, Maler, Elektro etc. über die Abteilung Einkauf verhandelt und koordiniert.

Mit Beginn des Jahres 2022 wurde der neu erstellte Mandant im Warenwirtschaftssystem TL1 (Telos) eingesetzt. Durch Vorgaben durch den Softwarehersteller wurde der Artikelstamm neu strukturiert und organisiert. Die daraus entstandenen Vor- und Nachteile wurden im Jahr 2022 geprüft und bewertet. Für das Jahr 2023 ist weiterhin geplant, die durch das Neuaufsetzen entstandenen Schwierigkeiten zu beseitigen. Ebenso wurde die Einkaufsplattform Coptec eingeführt und aktiv genutzt. Hierzu zählen Produkt- und Preisrecherchen, Warenverfügbarkeiten sowie die Anbindung an unser Warenwirtschaftssystem.

Infolge der Problematiken mit Krieg, Ernteausfällen und Pandemie wurden zur Sicherstellung der Warenverfügbarkeit sowohl im Food- als auch im Non-Food-Bereich eine Vielzahl an Lieferanten zur Belieferung angefragt. Die Verhandlungen haben dazu geführt, dass Produkte stets in gleichbleibender Qualität geliefert werden konnten. Hierzu war es auch notwendig, von bekannten Produkten zu Alternativen zu wechseln, die von der enormen Preissteigerung nicht so stark betroffen waren. Gerade durch den Wechsel zu Alternativprodukten entstanden Probleme bei der Speiseplangestaltung, da teilweise erst am Liefertag bekannt war, welche Produkte mit welchen Inhaltsstoffen geliefert wurden. Die abschließende Lösung dieser neu entstandenen Probleme ist für das kommende Jahr vorgesehen.

Aufgrund der auslaufenden Rahmenzeitverträge, die für regelmäßig wiederkehrende, festgeschriebene Dienstleistungen, wie Maler-, Sanitär-, Heizungs- und Aufzugsarbeiten abgeschlossen werden, wurden im Jahr 2022 mit unseren Dienstleistern Verhandlungen geführt, die in den meisten Fällen zur Laufzeitverlängerung von 12 Monaten ohne Lohn und Materialpreiserhöhungen führten. Diese Verträge werden im Jahr 2024 ausnahmslos erneut angefragt werden um die Marktsituation besser bewerten zu können.

Im vergangenen Jahr wurde in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich Gastronomische Einrichtungen das Projekt Glas statt PET umgesetzt. Dabei wurden die Produkte des international tätigen Konzerns Coca-Cola durch die regionale Firma liba ersetzt. Weiterhin wurde die Umstellung der bislang eingesetzten Hühnereier von einem überregionalen Anbieter auf einen regionalen Bauernhof, Hof Brüning-Sudhoff, der ausschließlich Freilandhaltung betreibt, vollzogen.

Um den weiterhin auf dem Markt herrschenden Mangel an Ware und den entsprechenden Preissteigerungen entgegen zu wirken, wurden zur Sicherstellung der Bedarfe im Lebensmittelbereich Verhandlungen mit einem der größten Großhändler – Transgourmet – geführt.
Auch im Jahr 2023 wird angestrebt, den Ausbau der externen Einkaufsplattform Coptec voranzutreiben. Neben dem Studierendenwerk Münster sind auch weitere Studierendenwerke aus NRW daran interessiert, neue Lieferanten zu finden, die ihre Sortimente auf der Einkaufsplattform veröffentlichen um die Artikel- und Lieferantenrecherchen zu vereinfachen. Dazu gehören auch der Ausbau der Anbindung zum Warenwirtschaftssystem.

Ein Team von sechs Administratoren kümmert sich um die IT-Infrastruktur, den Support und unterstützt die Abteilungen bei der Durchführung ihrer Projekte. Um die vielfältigen Aufgaben zu bewältigen, haben die IT-Beschäftigten Schwerpunkte in Themengebieten wie Netzwerk-, Serververwaltung oder Anwenderbetreuung gebildet. Besonders in der ersten Hälfe des Jahres 2022 ist vieles aus dem Home-Office vorangetrieben worden, trotzdem war ein Teil der IT-Kolleginnen und -Kollegen auch immer vor Ort.

Im Studierendenwerk haben, wie überall, Auswirkungen der Corona-Krise und zunehmende Digitalisierung dazu geführt, dass die Arbeitsplätze mit neuer, zusätzlicher oder modifizierter Hardware ausgestattet werden mussten. Das Home-Office hat sich im Arbeitsalltag etabliert und wurde durch Einführung von weiteren digitalen Softwarelösungen unterstützt. Im Mittelpunkt steht dabei das in 2020 eingeführte Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches mit weiteren Modulen weitergeführt wurde.

Um flexibel und kostengünstig zu bleiben, wird die Hardware pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter reduziert und der Arbeitsplatz in den Abteilungen auf Notebooks und Dockingunits umgerüstet. Außerdem sind zwei Monitore erklärtes Ziel für jeden Beschäftigten und zusätzliche Scansysteme helfen bei der Digitalisierung von Rechnungen, Lieferscheinen oder Akten für das DMS.

Auf die gestiegene Anzahl an kombinierten Präsenz- und Video-Meetings wurde mit einer zunehmenden Ausstattung in Besprechungsräumen der Abteilungen reagiert.

Die IT hat den gastronomischen Bereich in 2022 bei der Einführung eines digitalen Hygiene- und Qualitätsmanagements durch die Bereitstellung von Geräten und Netzwerktechnik, begleitet. Die verschiedenen Lokationen mussten mit WLAN versorgt und Hardware konfiguriert werden. Ein weiteres Thema war das bargeldlose Zahlen in den gastronomischen Einrichtungen.

Die veränderte Arbeitsweise mit immer weniger Papier-Dokumenten hat natürlich auch Auswirkung auf die Last der Speichersysteme und die an Wichtigkeit weiter zunehmende Sicherung. In der IT wurden daher sowohl weitere Speichermedien eingekauft als auch das Sicherungssystem auf den Prüfstand gestellt und ein Hardening durchgeführt. Das Thema Sicherheit hat durch die höhere Anzahl an Home-Office Arbeitsplätzen und höherer Aggressivität der Angriffe im Internet auch das Studierendenwerk verstärkt beschäftigt. Daher wurden Maßnahmen wie die Umrüstung auf ein modernes Firewall-System, Strukturierung des Netzwerks und Einführung von SD-WAN-Verbindungen zu den einzelnen Wohnheimstandorten sowie Awareness- Trainings für die Beschäftigten beschlossen.

Aber nicht nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem PC-Arbeitsplatz standen im Fokus, sondern auch die Frage, wie man die vielen Beschäftigten in den Küchen der Mensen und Bistros oder im Gebäudeservice sowie die Gärtner und Schreiner in die Unternehmenskommunikation einbindet. Im September 2022 wurde daher eine Mitarbeiter-App angeschafft, die von der IT, der Öffentlichkeitsarbeit und weiteren Helferinnen und Helfern für ihren Start im Februar 2023 vorbereitet wurde.

Der Trend zu mehr digitalen Prozessen im Studierendenwerk, der sich schon in den letzten zwei Jahren gezeigt hatte, wird sich auch in den nächsten Jahren fortsetzen. Der Ausbau des DMS wird ebenso Schwerpunkt bleiben wie weitere Softwarelösungen wie die Online-Terminbuchungssoftware, Ausbau des bargeldlosen Zahlungsverkehrs oder Softwarelösungen zur nachhaltigen Produktplanung in den Mensen. In den Netzwerk-Treffen der Studierendenwerke NRW ist außerdem das Bewusstsein gewachsen, dass bei dem großen Umfang an IT-Themen, die zukünftig bewältigt werden müssen, eine Zusammenarbeit unbedingt notwendig ist. Es werden Möglichkeiten sondiert, wie eine gemeinsame Umsetzung gestaltet werden kann und welche Themen sich für die unterschiedlich aufgestellten Studierendwerke eignen.