Studienfinanzierung

Aljosha Kröger, Leiter der Abteilung für Studienfinanzierung, erläutert die Vorteile.

Seit 2020 haben Studierende bereits die Möglichkeit, ihre Ausbildungsförderung über das bundesweite Portal „BAföG Digital” online zu beantragen. Trotzdem mussten die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in der Abteilung für Studienfinanzierung die Anträge bisher mühsam ausdrucken, um sie weiter zu bearbeiten. Die elektronische Akte soll Anfang 2024 Abhilfe schaffen. Aljosha Kröger, neuer Leiter der Abteilung für Studienfinanzierung beim Studierendenwerk und zuvor drei Jahre stellvertretender Leiter, erläutert die Vorteile dieser Neuerung.

Herr Kröger, Sie sind bei uns seit September 2023 als Abteilungsleiter der Studienfinanzierung tätig. Wie haben Sie sich eingelebt?

Das war gar nicht so schwierig, ich arbeite ja schon einige Zeit hier. Am Anfang war das Ganze natürlich herausfordernd, weil ich keinen Stellvertreter hatte. Aber man muss sagen, die Kolleginnen und Kollegen haben mir das schon sehr leicht gemacht. Ich wurde von der Abteilung sehr unterstützt und auch in meiner neuen Funktion gut aufgenommen.

Sie haben bereits in Ihrem Studium den Schwerpunkt auf Verwaltungs- und Sozialrecht gelegt. Was begeistert Sie an diesem Bereich?

Das eigentlich Interessante an der Rechtswissenschaft ist ja, dass man sich mit Regeln beschäftigt und auch lernt, Sachen zu regeln. Ich denke, dass es gerade im Bereich Sozial- und Verwaltungsrecht, wo der Staat dem Bürger gegenübersteht, besonders wichtig ist, dass man darauf achtet, dass gleichmäßig und vernünftig gehandelt wird.

Dann war die Entscheidung, im Studierendenwerk anzufangen, für Sie ja genau richtig.

Das denke ich auch. Das Studierendenwerk Münster kannte ich schon vor meiner Anstellung hier. Ich habe in Münster studiert und hier selbst BAföG bezogen und denke, ich bin jetzt in einer Position, in der ich relativ viel bewegen kann, das finde ich sehr interessant.

Etwas bewegen ist ein gutes Stichwort. Eins Ihrer Projekte ist die Integration von „BAföG Digital”. Was konnten Sie in der Zeit, in der Sie hier sind, erreichen?

Am Anfang war es etwas schwierig, weil das Portal quasi kurzfristig übers Wochenende gestartet ist. Die besondere Herausforderung war dann, dass wir zwar die Anträge digital entgegennehmen, aber nicht digital bearbeiten konnten. Wir mussten unsere Arbeitsabläufe anpassen, da wir die Anträge ab da selbst ausdrucken mussten. Dann haben wir uns auf den Weg gemacht, die elektronische Akte auszuarbeiten. Die Einführung von „BAföG Digital” war auch ein Ansporn, das schnell durchzuziehen statt weiter abzuwarten.

Inwiefern soll oder kann die digitale Akte den Prozess der Bearbeitung beschleunigen?

Ich würde schon behaupten, dass wir bereits relativ schnell in der Bearbeitung sind. Wir schaffen es in der Regel, innerhalb von 2-4 Wochen, vollständige Anträge zu bearbeiten. Leider dauert es nur sehr lange, bis der Antrag vollständig ist. Aber ich denke, es geht weniger um schnellere als um einfachere Bearbeitung. Wenn die Papierakten bei einer Person liegen, kann in dieser Zeit kein anderer damit arbeiten. Eine digitale Akte können mehrere Leute gleichzeitig einsehen und auch die entsprechenden Auskünfte erteilen. Das ist auch gerade für den zentralen Infopoint oder für die Sprechstunde ein großer Effizienzgewinn. Die Schlagwortesuche innerhalb der digitalen Akte macht es auch leichter, bestimmte Unterlagen zu finden. So eine Akte hat bis zu 250 bis 300 Seiten und wenn man dann ein bestimmtes Dokument sucht und nicht weiß, wann es eingegangen ist, dann wird’s schon schwierig.

Das Land ist ja auch grade dabei eine eigene digitale Akte zu entwickeln. Wird dann unsere im Nachgang vielleicht überflüssig?

Im Endeffekt ist es so, dass ein einheitliches Bearbeitungsformat mit PDF existiert, auf dem alle digitalen Akten aufbauen und egal, wie die Benutzeroberfläche ist, würde man die Daten übertragen können.

Wo sehen Sie die Herausforderungen im Bereich BAföG für die nächsten Jahre?

Man müsste einfach schauen, dass man das Verfahren nicht weiter verkompliziert. Die Arbeit, die Bürokratie, die größtenteils anfällt, ist nun mal notwendig, weil das BAföG eine Sozialleistung ist, die an Bedürftigkeit anknüpft und das muss natürlich geprüft werden. An anderer Stelle sieht man aber auch, dass das BAföG noch davon ausgeht, dass das Studium noch wie im Diplom aufgebaut ist, das müsste angepasst werden. Es schafft auch kaum jemand sein Studium in der Regelstudienzeit. Da wäre es gut, wenn die Förderungsdauer sich nicht mehr daran, sondern an der üblichen Studiendauer orientiert. Das BAföG wird zwar immer wieder geändert, dabei werden aber meist nur Kleinigkeiten angepasst, der Verwaltungsaufwand wächst aber oft gerade deswegen. Da müsste man schauen, wie man die Formblätter und den Antragsprozess vereinfacht. Dass muss aber die Politik vor Augen haben, da können wir relativ wenig machen – außer natürlich über die offiziellen Wege Anregungen zu geben. Letztlich müssen wir schauen, dass wir uns von den Strukturen her zukunftsträchtig aufstellen und die Arbeitsabläufe so gestalten, dass wir effizient arbeiten können. Vieles, was in Papier noch Sinn ergeben hat, ist durch die Digitalisierung eigentlich obsolet.

Und zum Schluss: Wenn Sie einen Zauberstab hätten und könnten im BAföG-Bereich egal was ändern, was wäre das?

Mit der Plattform „BAföG Digital” haben wir ja jetzt schon eine zentrale Beantragungsstelle, aber wir brauchen eine digitale Schnittstelle, mit der man auch mit den Studierenden kommunizieren kann. Jetzt schreiben wir noch Briefe. Aber es wäre schön, wenn wir in Zukunft über das Antragsportal kommunizieren könnten. So könnten wir unsere Servicequalität erheblich verbessern.

Die neue Terminvereinbarungssoftware TEVIS wurde im Studierendenwerk Münster erfolgreich eingeführt. Seit Mai können Studierende nun Termine im BAföG-Amt, in der allgemeinen Sozialberatung, in der Sozialberatung für Studierende mit Kind und dem Studentischen Wohnen digital bequem von Zuhause buchen. „Durch die neue Online-Terminbuchung verhindern wir lange Warteschlangen auf den Fluren,” erklärt Oliver Valerius, Leiter der Fachbereiches Soziales. „Auf Wunsch der Studierenden, bieten wir auch ergänzend dazu offene telefonische Sprechstunden an, die flexibel genutzt werden können.” Die Software wurde in Zusammenarbeit mit der IT des Studierendenwerks eingeführt.

Im Video wird vorgestellt, wie die neue Terminbuchungssoftware funktioniert. Viel Spaß!